La automatización de los procesos de contabilidad y finanzas representa una enorme oportunidad para que los directores financieros (CFO) se destaquen en su función: mejorar las operaciones y reducir los costos, al tiempo que aprovechan la automatización para convertirse en una persona clave que impulsa las iniciativas de transformación de procesos digitales en las empresas. Aceptar este cambio genera beneficios a largo plazo para la empresa.
Una solución de gestión de documentos debe integrarse fácilmente con cualquier sistema financiero, contable y ERP que ejecute las operaciones financieras de una empresa. Una decisión de gestión de documentos no es solo una cuestión de cómo y dónde se almacenan los documentos electrónicos; su objetivo es automatizar los procesos comerciales. Estos procesos, y muchos otros tanto dentro de las finanzas como vinculados a los procesos contables, se superponen. Por lo tanto, es importante recordar que las soluciones puntuales resuelven un solo problema, pero dejan expuesto un mayor riesgo en todos los departamentos.
Está claro que la automatización de procesos tiene beneficios considerables para el negocio, clientes y resultados finales. Se puede acelerar la transformación digital del departamento de contabilidad con DocuWare, por ejemplo, para el procesamiento de facturas, que está preconfigurado y se basa en la nube. Esta solución de Gestión Documental puede estar lista y funcionando en solo unos días; además reunió los requisitos clave y los puntos de decisión que comparten la mayoría de las empresas.
Automatizar estos tres procesos financieros es una prioridad máxima para contar con la agilidad que las empresas en la era digital requieren:
1. Cuentas por pagar
Existe una amplia variedad de eficiencias que se pueden obtener mediante la automatización de la gestión del proceso de facturación. Considere que cualquier nivel de eficiencia en la gestión de facturas es difícil de lograr cuando se envían en papel. Es común que una factura en papel permanezca en la bandeja de entrada de un aprobador durante una semana o que se pierda por completo, lo que da como resultado que los empleados pasen más horas persiguiéndola, así como la probabilidad de perderse descuentos por pago anticipado.
Sin embargo, con el flujo de trabajo digital, disponible a través de un sistema de gestión de documentos, la información se mueve a través de la organización de la manera más eficiente posible. Luego, el equipo recibe una alerta automática para corregir errores o buscar información adicional en lugar de esperar hasta que tengan que corregir errores. El marcado instantáneo de facturas, el enrutamiento flexible a los tomadores de decisiones correctos y las notas fáciles son fundamentales para automatizar el proceso.
2. Adquisiciones y compras
Las adquisiciones incluyen los procesos mediante los cuales los requisitos comerciales se traducen en documentación del proveedor, la gestión de las relaciones con ellos y, en última instancia, el pedido de bienes y servicios necesarios para producir un producto o proporcionar un servicio. Los equipos de adquisiciones pueden ahogarse en una gran cantidad de documentos, archivos, formatos y sistemas incompatibles. Digitalizar la información es un primer paso fundamental para la mejora del proceso.
3. Cierre de mes
Una vez que los procesos centrales descritos anteriormente se hayan automatizado, las empresas deben concentrarse en incorporar estas mejoras en un esfuerzo de todo el departamento para agilizar el proceso de cierre mensual. Esto libera tiempo para el pensamiento estratégico. El equipo de finanzas puede comprender mejor las implicaciones de los datos sobre los que informa en lugar de solo las cifras en sí.
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