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miércoles, febrero 09, 2022

Recomendaciones de Microsoft para construir dinámicas efectivas de trabajo híbrido

Ofrecer la opción de conectarse en línea a todas las reuniones, encender la cámara y aprovechar las opciones de participación que ofrece Microsoft Teams serán grandes aliados en este proceso.
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Muchos empleados llevan casi dos años en dinámicas de trabajo remoto, y en su mayoría han pasado del asombro y la incomodidad, a la flexibilidad y la costumbre. Algunos no quieren regresar a las oficinas y otros no quieren hacerlo de la misma manera que antes, buscan una mayor apertura al momento de definir desde donde trabajan. También las operaciones y necesidades de negocio hacen que pueda o no mantenerse una dinámica 100% remota, y en este contexto las reuniones virtuales se han convertido en el centro de una nueva cultura de trabajo.  
En el caso de las personas recién contratadas una de las claves para que puedan adaptarse más fácilmente es el tener una constante interacción con sus líderes y jefes directos a través de reuniones presenciales y virtuales. Esta práctica genera 3,5 veces más probabilidades que los nuevos colaboradores reporten satisfacción. También, asignarle a los nuevos empleados a una mentor en la compañía, que es una personas con mayor antigüedad, puede ayudarles a expandir sus redes y lograr ser más productivos, todo esto artículado a travéz de encuentros virtuales y/o presenciales. 
Microsoft ha generado cinco recomendaciones para que estas reuniones virtuales sean aún más efectivas de cara a la nueva realidad de trabajo híbrido: 
  • 1. Ofrezca siempre la opción de conectarse virtualmente a las reuniones, para que todos los colaboradores tengan mayor flexibilidad para organizar su tiempo y la forma en la que se unirán. 
  • 2. En la medida de lo posible siempre ingrese con la cámara encendida y el micrófono o audio apagado, esto genera una mayor cercanía con los participantes al poder ver los gestos y reacciones de todas las personas involucradas.   
  • 3. Asigne a un moderador en la sala para facilitar la conversación al monitorear el chat, estar pendiente de la función de levantar la mano y facilitar la interacción.
  • 4. Aproveche todas las herramientas de Teams para interactuar, participando a través del chat, alzando la mano, entre otros. 
  • 5. Otras opciones que logran reuniones híbridas impactantes son las cámaras habilitadas con IA, con seguimiento activo de oradores que permite que las cámaras de la habitación utilicen audio, movimientos faciales y gestos para detectar quién está hablando, haciendo zoom para obtener una perspectiva más cercana; o el reconocimiento de personas, que identificará y mostrará el nombre de perfil de los usuarios inscritos dentro de su panel de video.
Las reuniones se centran en las personas que participan en ellas, y no en la tecnología. La mayoría de reuniones eficaces tienen un propósito claro, los estudios demuestran que un modelo híbrido y flexible beneficia tanto a los empleados como a los empleadores. Adoptar el trabajo híbrido puede ser el paso hacia adelante para muchos.
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La paradoja híbrida: Los datos son claros: la flexibilidad extrema y el trabajo híbrido definirán el lugar de trabajo postpandemia.
  • Los números del Work Trend Index de Microsoft demuestran que los empleados quieren lo mejor de los dos mundos: más del 70 por ciento de los trabajadores quieren que continúen las opciones flexibles de trabajo remoto, mientras que más del 65 por ciento anhela más tiempo en persona con sus equipos.
  • Los empleados que mejor se adaptaron a la modalidad remota la prefieren porque les permite obtener un mejor balance vida/trabajo. Los que prefieren la presencialidad consideran imprescindible la interacción social y sus efectos sobre el trabajo en equipo. 
  • 56% de los colaboradores se inclinan por un modelo híbrido o flexible y un 87% prefieren mantenerse alejados cierta parte de la jornada laboral a pesar de la disminución de riesgo de contagio. 
  • Para prepararse, el 66 por ciento de los tomadores de decisiones empresariales están considerando rediseñar los espacios físicos para adaptarse mejor a los entornos de trabajo híbridos.
  • El trabajo híbrido es un concepto que se va construyendo poco a poco en el día a día de diferentes organizaciones que encuentran caminos para balancear costos, productividad y calidad de vida para sus colaboradores. 
Después de casi dos años de vivir con los efectos del Covid -19, y de la reinvención de las dinámicas de trabajo y operación de muchas compañías y organizaciones, nos hemos dado cuenta de que teníamos ya a nuestro alcance la mayoría de las herramientas que se volvieron vitales durante la pandemia. No las usábamos, o no habíamos comprendido todo su valor, pero la pandemia nos obligó a usar todos los activos digitales a nuestro alcance y ahora muchas de esas herramientas se volvieron parte de nuestra cotidianidad. 
El trabajo remoto es un gran ejemplo de cómo cambió el mundo: desde el inicio de la pandemia hoy estamos ante lo que llamamos la “paradoja híbrida”: las cifras del Work Trend Index demuestran que el 73% de las personas quieren conservar la flexibilidad del trabajo remoto que se implementó durante la pandemia, y al mismo tiempo 67% de ellos quiere pasar más tiempo con sus equipos de trabajo. Esto lo que nos dice es que estamos seguramente enfrentados a la necesidad de replantear los paradigmas, trabajar de modo flexible y adaptarnos. 
Cambios en la mentalidad: ¿Por qué trabajamos como trabajamos?
A medida que los empleados aprendieron a trabajar de manera diferente en los últimos 22 meses, están repensando no solo cómo, cuándo y dónde trabajan, sino por qué lo hacen. El tema no es menor: en los Estados Unidos, el mercado laboral está viendo récords mensuales de trabajadores que renuncian a sus puestos. En septiembre solamente, 4.4 millones de personas renunciaron a su trabajo, unas cifras nunca antes vistas que intriga a expertos y analistas.
Un reciente estudio de McKinsey, que llamaron “la Gran Renuncia” muestra cómo el 40% de los empleados está planeando cambiar de empleo en los próximos 3 a 6 meses, y de ellos, el 64% están dispuestos a hacerlo sin tener una oferta a un nuevo empleo. Al indagar sobre las motivaciones de esta “gran renuncia”, el 51% de los empleados señalan que lo que los motiva a querer renunciar a su cargo es la falta de sentido de pertenencia, y el 54% por falta de reconocimiento por parte de sus gerentes.  Juntas, la paradoja del trabajo híbrido y esta gran reestructuración están creando cambios fundamentales en el mercado laboral global.
El Work Trend Index de Microsoft confirma estas revelaciones y las cifras de LinkedIn demuestran que la oferta de trabajo remoto global se ha multiplicado por 7. La crisis de mano de obra que experimenta el mundo -donde las empresas simplemente no están encontrando el talento que necesitan- está mostrando que uno de los mayores retos hacia adelante será sin duda en cómo las organizaciones aprenden a adoptar culturas híbridas y flexibles de colaboración para cuidar su activo más valioso: el talento. Resolver la paradoja del trabajo híbrido será el gran desafío a futuro y requerirá de políticas y tecnologías pensadas para la flexibilidad.
¿Qué se necesita para consolidar esos nuevos ambientes de trabajo?
El trabajo remoto y flexible en muchos casos aumentó la productividad. También elevó las posibilidades de expresar y compartir opiniones, como lo reveló un Informe de bienestar de los empleados de Glint, el cuál asegura que es más probable que los empleados de las organizaciones “remotas” se sientan seguros al decir lo que piensan y que sientan que sus líderes valoran las diferentes perspectivas. Sin embargo, estas nuevas dinámicas también han desbalanceado la relación entre vida y trabajo, ya que al no contar con espacios físicos que delimiten el área profesional del área personal y familiar, los límites de las jornadas laborales se vuelven difusos.
La flexibilidad será fundamental para atraer y retener el talento, pues mientras que las compañías están reconsiderando sus modelos de trabajo, culturas y valores, los empleados están reconsiderando no sólo cómo y dónde trabajar, sino también por qué. Cada líder y cada organización necesitará crear un nuevo modelo operativo a través de personas, lugares y procesos. Y aquellas empresas con una mejor experiencia de empleado para todos los empleados, desde la sala de juntas virtual hasta la fábrica, serán las que atraigan y retengan mejores talentos.
Más allá de generar una cultura que brinde un sentido de propósito y visión comunes, que son críticos para atraer el talento hoy en día, las organizaciones se enfrentan al reto de desarrollar activamente nuevos hábitos y culturas flexibles, y asegurarse de que, sin importar dónde trabajen los empleados, sientan que pertenecen, que están siendo incluidos en las conversaciones y que los gerentes apoyen sus diversas necesidades y estilos de trabajo. Este camino de aprendizaje y de ajuste será fundamental para que las organizaciones logren atraer y retener el mejor talento. Pero queda claro que la fórmula no está inventada, no hay una receta mágica que funcione para todas las organizaciones. 
Mientras el mundo se vuelve a adaptar a un mundo menos limitado de interacción social, hay un camino por recorrer en el cual la tecnología será una herramienta fundamental que genere la flexibilidad y el empoderamiento que esperan los empleados. Por ejemplo, Microsoft Teams Rooms, fue pensado para ayudar a tener reuniones híbridas impactantes y atractivas en las que todos se sientan incluidos gracias a las cámaras habilitadas para IA, con el seguimiento activo de los oradores que permite que las cámaras de la habitación utilicen audio, movimientos faciales y gestos para detectar quién está hablando, haciendo zoom para obtener una perspectiva más cercana; o el reconocimiento de personas, que identifica y muestra el nombre de perfil de los usuarios inscritos dentro de su panel de video.

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