Los Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) se han vuelto cada vez más importantes dentro de las compañías, debido a la transformación digital en la cual se encuentran inmersas. Sistemas en la nube, Big Data y Analítica empiezan a ser cotidianos en las empresas, gracias a los beneficios que generan en términos de tiempo y dinero.
A pesar de los beneficios que la transformación digital está trayendo a las empresas, diversas compañías aún tienen fallas en sus procesos. Creyendo que la solución es un ERP invierten en uno sin tener en cuenta las particularidades de su negocio, lo cual genera dos escenarios. En el primero, el ERP es completamente inadecuado, ya que no se adapta a las necesidades ni captura la información de manera precisa. En el segundo, el ERP puede funcionar, pero con fallas, lo que inevitablemente se traduce en sobrecostos.
Los dos escenarios tienen la misma causa, un análisis incompleto que deriva en la compra del ERP inadecuado, lo cual se debe a que este no cubre las necesidades de la empresa. No obstante, un problema que lleva a pensar que el ERP no funciona, tiene causas internas, puesto que antes de hacer la compra, la empresa debe hacer una definición de los requerimientos, los procesos, el contexto del mercado, la capacitación de los empleados y la funcionalidad del software que requieren.
Una vez que la empresa toma en cuenta todos estos factores, la compra del ERP puede ser más asertiva y esto se traduce en la disminución del riesgo, en términos monetarios, de tiempo, logísticos y demás. Adicionalmente, un ERP permite la integración operativa de toda la compañía, lo que ayuda a tener un mejor panorama y control de la misma.
Por ejemplo, el sistema ERP adecuado puede ayudar a gestionar las ventas, la contabilidad, el inventario y ajustar todo esto frente a los requerimientos de los entes de control del país, lo que se traduce en ahorros de tiempo y dinero, y también ayuda a evitar errores potenciales. Asimismo, al captar información de todas las áreas, los informes que genera son más reales y adecuados para la toma de decisiones; encontrando los puntos débiles de las compañías, las oportunidades de mejora y las zonas de riesgo.
Con un sistema ERP no solo es posible analizar información, sino que puede analizar riesgos; esto resulta muy práctico para la gestión de proyectos. En estos casos el ERP analiza toda la compañía y mide los niveles de probabilidad e impacto de diferentes situaciones, aportando información importante para generar planes de contingencia y respuesta.
De acuerdo con Denis Rousseau, Gerente de Proyectos de TEC, “los ERP que se implementan de manera correcta y responden a las necesidades de la compañía, no solo se vuelven una herramienta para optimizar la operación y los recursos, sino que permiten mitigar y observar mejor los diferentes riesgos en los que se ve expuesto una empresa. Gracias a esto, cualquier gerente puede tomar decisiones acertadas en momentos de crisis”.
Disminuir el riesgo en cualquier empresa es importante, especialmente en escenarios complejos como el colombiano, en el que la incertidumbre económica y política pueden afectar a cualquier compañía, haciendo indispensable la consecución del ERP indicado para disminuir los riesgos.
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