¡Que no lo coja fuera de base! Lo que debe saber para actuar eficazmente ante las visitas del Ministerio del Trabajo

• • Las empresas que no cumplan con la legislación laboral pueden tener multas de hasta 5 mil salarios mínimos.
• • Dentro de las medidas más importantes están la capacitación del personal, la preparación de un manual de inspecciones y el uso de herramientas de sistematización.

Desde hace algunas semanas, el Ministerio del Trabajo está realizando visitas de inspección y vigilancia a las empresas sin previo aviso, con el fin de verificar el cumplimiento de sus obligaciones laborales. 

“En caso de que se detecten incumplimientos, las compañías estarán expuestas, no solo a sanciones económicas, sino también a un riesgo reputacional. Esto se puede ver reflejado en el cierre de los establecimientos, por ejemplo. Además, las empresas que no cumplan con la legislación laboral pueden tener multas de hasta 5 mil salarios mínimos”, explicó María de la Luz Arbeláez, EY Law Associate Partner en Colombia. 

Por lo anterior, Arbeláez compartió cinco recomendaciones para que las empresas actúen oportunamente frente a estas visitas del Ministerio del Trabajo, recalcando que es fundamental que las organizaciones aseguren el cumplimiento de sus obligaciones laborales:

• 1. Revisión con expertos: ejecutar una evaluación para verificar que se están cumpliendo los pagos en nómina y en seguridad social, y las normas básicas en el trabajo, como las de la salud.
• 2. Sistematizar procesos: contar con herramientas, como las que EY ofrece, permite a los equipos de Recursos Humanos de las compañías tener un seguimiento de las actividades que se deben realizar semanal, mensual, bimensual y semestralmente, para que exista un control del desarrollo de sus compromisos como organización. 
• 3. Capacitar a personas clave: es esencial que los colaboradores estén capacitados para recibir estas visitas, en caso de que, por ejemplo, la persona de RR.HH. no se encuentre disponible. Esto es relevante, no solo por las repentinas e inesperadas visitas, sino también porque las empresas no se pueden negar a atender a las autoridades en el momento que llegan. 
• 4. Preparar un manual de atención de inspecciones: este tiene que contar con detalles fundamentales como quiénes deben atender la visita y cuál es la forma ideal para llevarla a cabo. 
• 5. Tener espacios de socialización con los trabajadores sobre las obligaciones laborales: la empresa debe explicarles a sus empleados la importancia del cumplimiento de estas responsabilidades y cómo se están llevando a cabo, debido a que, en las visitas, los inspectores están pidiendo tener el contacto con los trabajadores directamente e indagan por el pago de horas extras, vacaciones, dotación, entre otros aspectos. Igualmente, este es un espacio para resolver las dudas de los colaboradores.

Finalmente, María de la Luz Arbeláez, EY Law Associate Partner en Colombia, enfatiza que el Ministerio del Trabajo está haciendo públicas todas las visitas, sanciones y medidas que está tomando. Si las empresas no están preparadas, se niegan a recibir la visita o esta última no sale de la mejor forma, van a ser denunciadas por los funcionarios públicos.

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